AV-Technik-Standardisierung

Der Weg zur standardisierten AV-Technik für hybride Anwendungen im Bürogebäude der Zukunft

Ausgangslage

Sehr viele KMU in der Schweiz besitzen eine historisch gewachsene und darum sehr heterogene IT, weil erst dann neue Hardware angeschafft wird, wenn die im Einsatz stehenden Geräte entweder defekt oder veraltet sind.

Die Covid-19-Pandemie hat die Situation noch verschärft. Innert kürzester Zeit galt es Sitzungszimmer für hybride Meetings bereitzustellen. Da es einen Mangel an verfügbaren Systemen gab, wurde einfach das gekauft, was bei den Lieferanten verfügbar war. Zudem haben die Kommunikationsverantwortlichen eigenständig Video-Systeme beschafft, die sie für zu die Produktion von Livestreams und Web-TV-Sendungen benötigten.

Es herrschte eine regelrechte Aufbruch- und Wildwuchsstimmung. Manche IT-Leitenden verloren während der Pandemie den Überblick über die eingesetzten AV-Systeme und kämpfen heute mit den Folgen der unkontrollierten Beschaffung.

Die nachfolgende Grafik bringt es auf den Punkt: Je mehr Sitzungszimmer und Standorte eine Unternehmung unterhält beziehungsweise besitzt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass durch die Pandemie diverse heterogene AV-Technologien für Collaboration und Teamwork dazugekommen sind.

Die Heterogenität findet sich dabei in Hardware-Technologien, Software-Anwendungen und Bedienfeldern. Typisch ist zudem, dass die Videokonferenzsysteme durch verschiedene Organisationseinheiten betrieben und genutzt werden. Entweder ist die IT, das Facility Management oder die Assistenz der Geschäftsleitung für möglichst pannenfreien Betrieb von Videokonferenzen und Livestreams zuständig.

Bringen wir es auf den Punkt: Viele versuchen die AV-Technik so gut wie möglich einzusetzen, niemand oder nur wenige sind aber wirklich dafür verantwortlich und kennen sich mit den installierten AV-Systemen aus.

Die Covid-Pandemie als Anheizer der «Schatten-IT»

Der Begriff «Schatten-IT» beschreibt informationstechnische Systeme, Prozesse und Organisationseinheiten, die in den Fachabteilungen eines Unternehmens neben der offiziellen IT-Infrastruktur und ohne das Wissen des IT-Bereichs angesiedelt sind. Da die IT vor der Pandemie tendenziell über limitiertes Video-Fachwissen verfügte, war manche IT-Leitung froh, wenn sie nichts mit der Konferenz- und Video-Technologie zu tun hatte. Das führte unter anderem dazu, dass Audio- und Video-Systeme und -Komponenten weder in den geführten IT-Asset-Verwaltungssystemen noch in den Asset-Management-Tools inventarisiert wurden. Das erschwert den Support, das Lifecycle-Management und die Verfügbarkeit der Audio- und Video-Systeme enorm.

Wie weiter? Als möglichen Ansatz empfehlen wir unser einfach durchführbares Vorgehensmodell.

Die Digitalisierung unserer Gesellschaft ist grundlegend und unumkehrbar. Neue Formen der Kollaboration in hybrider Form werden bleiben und noch mehr an Bedeutung gewinnen.

Der Arbeitsalltag, an den wir uns jahrelang gewöhnt haben, ändert sich rasant und das klassische Büro hat definitiv ausgedient.

Weshalb soll eine Unternehmung noch Gebäude mit Büros betreiben, wenn Mitarbeitende lieber im Homeoffice arbeiten? Der Büroalltag wurde während der Pandemie auf den Kopf gestellt. Das wird so bleiben. Die Bedeutung und Einsatzgebiete von Büros sollten radikal neu gedacht werden. Büros, die vor der Pandemie gestaltet wurden, sind für die neuen Arbeitsformen weniger geeignet. Wenn die Menschen im neuen Zeitalter zusammenkommen, haben sie grossen Bedarf, sich auszutauschen. Im neuen, hybrid ausgestatteten Bürogebäude sollen die generelle Kommunikation und der Dialog gefördert werden.

Beweglichkeit und Offenheit für Neues sind wichtig, um sich im beschleunigten und technisch herausfordernden Zeitalter zurechtzufinden. Es verändert sich viel in und um die Organisation herum. Das Tempo der Veränderungen ist hoch und sorgt sowohl bei Geschäftsleitungen als auch bei den Mitarbeitenden für eine noch nie dagewesene Verunsicherung. Althergebrachte Regeln und bewährte Arbeitsmodelle funktionieren nicht mehr. In der neuen, komplexen Welt sind empirisches Evaluieren und mutiges Auspropieren angesagt.

Bedürfnisse der Mitarbeitenden mittels Workshops erfassen

Im Rahmen des ersten Workshops geht es um die Erwartungen von Mitarbeitenden und Unternehmensleitung in Bezug auf die grundsätzliche Zusammenarbeit. Massgeblich geht es um die Rolle, die eine Firmenzentrale oder eine Niederlassung im digitalen Veränderungsprozess spielen sollte.

Im Mittelpunkt steht Folgendes: Soll das Arbeiten im Homeoffice gefördert werden und wie hoch ist die ungefähre Anzahl von Büroarbeitsplätzen, die es zukünftig noch braucht? Dabei sollten folgende Fragen beantwortet werden:

Wie sieht das Bürokonzept der Zukunft generell aus? Wieder alle vor Ort oder hybrid, also gewisse Mitarbeitende im Homeoffice und andere im Büro?
Wo befindet sich die Organisation in Bezug auf die neuen Formen des Arbeitens (New Way of Working)?
Für welche Anlässe und Arbeiten sollen Mitarbeitende überhaupt noch ins Büro kommen?
Wie werden Mitarbeitende für die optimale Nutzung ihrer selbst gewählten Arbeitsplätze unterstützt und geschult?
Wie fördert der Arbeitsort die Kommunikation und Identifizierung mit den Mitarbeitenden und Kunden, wenn nicht mehr alle vor Ort sind?
Welche Formen der Zusammenarbeit sollen durch neue Technologien gefördert werden (alle online, alle vor Ort oder hybride Formen)?
Was braucht es für eine wertschätzende und transparente interne und externe Unternehmenskommunikation?
Wie werden Kunden optimal und nachhaltig in den Dialog integriert?
Wie fördert «New Way of Working» die Zusammenarbeit und Kommunikation?
Welche Rituale und Aktivitäten sind wichtig, damit sich Mitarbeitende weiterhin mit der Unternehmung identifizieren?

Die Antworten auf die zehn Fragen schaffen mit hoher Wahrscheinlichkeit eine ideale Grundlage für die Planung der benötigten AV-Technik in den jeweiligen Büroräumlichkeiten. Es darf auch angenommen werden, dass es im Büro der Zukunft viel weniger fixe Arbeitsplätze braucht. Der Arbeitsplatz in einem Bürogebäude bleibt als «Heimat» zwar wichtig. Die Zeiten, als jeder und jede einen fixen Arbeitsplatz beanspruchen konnte und auch jeden Tag im Büro erschien, sind aber definitiv vorbei.

Als grosse Herausforderung muss der richtige Mix zwischen «Absentismus», also dem Arbeiten im Homeoffice, und «Präsentismus», dem physischen Erscheinen im Büro, gefunden werden. Selbst bei grösseren Veranstaltungen werden wahrscheinlich nicht mehr alle Mitarbeitenden vor Ort erscheinen. Das bedeutet, dass solche Veranstaltungen hybrid durchgeführt werden.

Der Einsatz digitaler Werkzeuge in Kombination mit Cloud-Lösungen macht das Arbeiten bequemer, schneller und ortsunabhängig. Das Büro entwickelt sich zur hybrid genutzten Begegnungszentrale. Die Gestaltung der Räume und der Infrastruktur hat einen enormen Einfluss auf die effiziente Zusammenarbeit untereinander. Es sollte unbedingt verhindert werden, dass Angestellte praktisch nur noch im Homeoffice sind, diese Form des Arbeitens als Strafe empfinden und sich als Folge davon mittelfristig von der Firma abwenden. Gleichzeitig gilt es auch darauf zu achten, dass die sogenannte «Zoom-Müdigkeit» nicht dazu führt, dass Mitarbeitende hybride oder reine Online-Meetings als Belastung empfinden.

Der Pandemie kann nicht mehr die Schuld gegeben werden.

Es ist anzunehmen, dass aufgrund des ersten Workshops das Ausmass grosser Veränderungen sichtbar wird. Dieser Bedarf kann nicht mehr einfach mit der Pandemie entschuldigt werden. Vielmehr werden diese Veränderungen durch neue Technologien angetrieben. Dazu braucht es auch Leadership und eine klare Haltung der Geschäftsleitung, die neuen Formen der Zusammenarbeit anzustreben und im Tagesgeschäft zu leben. Wir sprechen hier von Change-Management. Verändern heisst insbesondere einfach mal machen. Das Entwickeln einer pragmatischen «Macher-Kultur» wird immer wichtiger. Wenn nicht mehr alle physisch in regelmässiger Form zusammenkommen, braucht es auch dazu neue Formen der Kommunikation, um Mitarbeitende zu erreichen. Video ist das Medium dazu. Authentische Videos helfen dabei, eine neue Kultur der Zusammenarbeit zu entwickeln. Nur wenn die Unternehmensleitung mit Überzeugung und klarem Bekenntnis vorangeht, gibt es auch eine Bewegung seitens der Belegschaft.

Die Fähigkeit, schnell und zielgerichtet auf Veränderungen reagieren zu können, wird zur Standardarbeitsweise. Mitarbeitende und Kunden müssen schnell und authentisch informiert werden. Videos sind das Medium dazu. Der Betrieb eines Newsrooms mit dazugehörendem Corporate-Web-TV-Studio gehört zur Standard-Infrastruktur mittlerer und grosser Unternehmen. Auch online gilt: Wirkung ist alles. Video wirkt und bewegt wie kein anderes Medium. Machen heisst also auch vor die Kamera stehen und erklären, wo die Reise hingehen wird.

Die AV-Technik der Zukunft definieren und mit den benötigten Raumtypen abstimmen

Im zweiten Workshop geht es um die Ausrüstung der Arbeitsplätze, Sitzungszimmer und Konferenzräume mit Technologien, welche die Kommunikation und Kollaboration unterstützen. Folgende Fragen sollten in diesem Workshop geklärt und beantwortet werden:

Welche Komponenten einer «Social Collaboration»-Infrastruktur sind für uns relevant?
Welche Plattform soll für die zukünftige Kommunikation und Zusammenarbeit eingesetzt werden (z. B. Microsoft Teams, Zoom, Cisco-Webex, Barco WeConnect, Slack usw.)?
Wie viele individuelle Arbeitsplätze braucht es noch und mit welcher Technologie sollten sie ausgestattet werden (Doppelbildschirme, Arbeitsplatzkamera usw.)?
Wie sieht der zukünftige Bedarf an Konferenz- und Workshop-Veranstaltungen aus?
Welche technischen Anforderungen braucht es in Räumlichkeiten für formelle Sitzungen, Meetings und Gespräche, kreative Workshops, Vorträge, Schulungen oder Konferenzen in grosser Runde?
Welche Sitzungs- und Konferenzräume sollen mit hybrider Collaboration-, Meeting- und Konferenztechnologie ausrüstet werden?
Welche Hardware und Software benötigen die jeweiligen Meeting- und Konferenzräume, damit sie zukünftigen Anforderungen gerecht werden?
Wie müssen Inhalte in den jeweiligen Räumlichkeiten dargestellt werden (interaktive Displays, normale Bildschirme oder Projektoren, Videowände)?
Welche technische Infrastruktur (Hardware und Software) wird in speziellen Räumlichkeiten wie News-Zentralen, Video-Studios oder Kreativ-Räumen benötigt?
Wer ist für die neuen, unter Umständen noch unbekannten Medien wie Video verantwortlich und sorgt dafür, dass diese auch eingesetzt werden?

Die beiden Workshops, die einfach und pragmatisch durchgeführt werden, schaffen die Grundlage für die Definition der benötigten AV-Technik und die Anforderungen an die Räumlichkeiten. Nach der Durchführung des zweiten Workshops sollten die benötigten Raumtypen mit dazugehörender AV-Technik definiert sein. Generell unterscheiden wir folgende Raumtypen:

Arbeitsplatz für individuelles Verrichten von Arbeiten
kleine, mittlere und grosse Sitzungszimmer
Begegnungszonen und Kollaborationszonen
Pausen- und Erholungszonen
Konferenz- und Studioräume

Sind die benötigten Raumtypen klar definiert und auch quantifiziert, geht es an die Evaluation der in den Räumen benötigten AV-Technik. Hier wird es jetzt ganz wichtig, dass Technologie-Standards definiert werden, die dann immer im gleichen Setup installiert werden. Bei der Evaluation gilt es zu beachten, dass die AV-Technik die Vorgaben für einheitliche Bedienung und intuitive Einfachheit erfüllen und zudem auch die Bedingungen hinsichtlich Anschlüsse (USB-C oder Wireless) an den digitalen Arbeitsplatz gewährleistet sind.

Zusätzlich zur AV-Technik in den Räumen braucht es eine mobilitätsfördernde Kommunikationsplattform für die gesamte Unternehmung.

Übergreifend braucht es eine Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit, die auch mobil genutzt werden kann. Bei der Einführung einer solchen Plattform sollte aber von Anfang an klar sein, dass die Kommunikationskanäle gebündelt und auf ein Minimum beschränkt werden.

In den vergangenen Jahren ist die Kommunikationsdichte drastisch gestiegen. Heute erreichen uns Nachrichten und Dokumente über ganz verschiedene Kanäle. Wesentlicher Erfolgsfaktor für die Verbesserung der Zusammenarbeit ist die Reduktion der Kommunikation auf möglichst wenige Kanäle. Jeder zusätzliche Kanal benötigt Zeit und Aufmerksamkeit.

Wir empfehlen deshalb, die digitale Kommunikation auf einen einzigen Kanal zu reduzieren. Das könnte zum Beispiel Microsoft Teams sein. Entscheidet sich eine Unternehmung zum Beispiel für Microsoft Teams als Messenger und Informationsplattform, bedeutet das auch, dass auf das Versenden klassischer E-Mails verzichtet wird, die Mitarbeitenden für den Einsatz der neuen Plattform geschult werden und die Geschäftsleitung dafür sorgt, dass auch interessante und relevante Inhalte in regelmässigen Abständen auf der Plattform publiziert werden.

Es ist von zentraler Bedeutung, dass die Entscheider und Mitglieder der Geschäftsleitung da als Vorbilder agieren und die Plattform gleich selbst nutzen und dafür auch entsprechende Inhalte kreieren.

Von Anfang an auch an das optimale Betriebs- und Support-Modell für AV-Technik denken

Die Analyse, Optimierung und Integration von AV-Geräten und -Systemen, die dem Gebäude zugeschrieben werden, werden von den meisten Facility-Management-Abteilungen routiniert und effizient bewerkstelligt. Je eindeutiger die Standards für AV-Technik definiert sind, desto einfacher wird der Support und der Betrieb einheitlich ausgerüsteter Sitzungs- und Veranstaltungsräume. Durch die Vernetzung der Gebäude und Geräte (IoT) werden FM-Mitarbeitende stets gefordert, neue AV-Technologien einzuführen, zu betreiben und zu warten. Insbesondere die Instandhaltung von Infrastrukturen mit den dazugehörenden Geräten gehört bei den meisten FM-Abteilungen zu den Kernaufgaben.

Es sollte sehr genau geprüft werden, welche Supportaufgaben sinnvollerweise an das dezentral arbeitende Facility Management ausgelagert werden können. In einem Bürogebäude sind das folgende Geräte und Systeme:

Bildschirme, Projektoren, Konferenz-Systeme, elektronische Whiteboards sowie Arbeitsplatzbildschirme mit dazugehörenden USB/Netzwerkkameras
Geräte für Telefonie
Raumbeleuchtung und Stromversorgung
Infrastrukturen für Newsroom und Videostudio
Digital Signage, Drucker, Scanner, Kaffee- und Getränkemaschinen
Zutritt-Systeme inklusive Badge-Verwaltung
Heizung, Lüftung, Luftreinigung, Klima und Beschattung
Einbruch-, Wasser, Feuer- und Rauchmelder sowie Videoüberwachung

Die bisherige Tätigkeit eines Mitarbeitenden im FM kann um Arbeitsumfänge auf höherem Anforderungsniveau erweitert werden (Job-Enrichment). Dies wird durch eine Weiterbildung oder Qualifizierung der Mitarbeitenden ermöglicht. Der Mitarbeiter wird in die Lage versetzt, in höherem Masse eigenverantwortlich zu arbeiten. Durch Job-Enrichment kann die Tätigkeit einer Mitarbeiterin interessanter und verantwortungsvoller werden.

Durch die sehr guten handwerklichen Fähigkeiten sowie die dezentral organisierte Struktur eignet sich das FM ideal als Support-Organisation für die AV-Technik – ganz besonders für Unternehmen mit vielen Standorten. Das FM ist viel schneller vor Ort, um ein Gerät zu reparieren oder auszutauschen.

Die klare Regelung der Aufgabenverteilung zwischen IT und FM hat nebst einer gesteigerten Prozesseffizienz, höherer Systemverfügbarkeit, niedrigeren Betriebs- und Bewirtschaftungskosten sowie einem stärkeren Digitalisierungsfokus im Unternehmen auch auf die End-User einen positiven Effekt.

In Einklang mit der Technik kommt jetzt das visuelle Design der Büros.

Das Bürodesign (Wohlfühlelemente, dämpfende Akustik, Corporate Identität usw.) ist abhängig von den definierten Raumtypen.

Wie schon erwähnt, befindet sich das Büro im Wandel: Weniger oder fast keine klassischen Arbeitsplätze, dafür viel Wohnzimmer-Ambiente und gesprächsfördernde Begegnungszonen. Die Räume sollten die DNA und die Kultur eines Unternehmens spiegeln und dazu einladen, sich gerne im Büro zu treffen und auszutauschen.

Dabei sollte mutig gedacht und umgesetzt werden, wie dieses Beispiel zeigt: Beim Umzug von Microsoft Schweiz von Wallisellen in das Circle Gebäude direkt beim Flughafen Zürich wurden zu Gunsten verschiedener Begegnungszonen zwei Drittel der zuvor vorhandenen 250 Arbeitsplätze abgebaut. Das neue Gebäude dient als Ort, wo man sich trifft, Gespräche führt und Workshops durchführt. Für grössere Veranstaltungen verfügt Microsoft über eine moderne Konferenzzentrale mit hybrider AV-Technik. Wenn es um individuelles Arbeiten geht, bevorzugen die meisten Mitarbeitenden das Arbeiten im Homeoffice oder in einem Coworking Space. Der Firmensitz am Flughafen dient ihnen vorwiegend als Begegnungs-, Konferenz- und Workshopzentrale.

Machen Sie sich mit uns auf den «New Way of Working»-Weg.

Das erfahrene Team von Ganz Supravision AG unterstützt Sie bei der Planung und Realisation hybrider Räume. Dabei steht bei uns die Technik im Vordergrund. Es geht um die optimale Platzierung benötigter Kameras, Raummikrofone sowie Bildschirme bzw. Projektoren für grössere Räume. Dabei spielt die Akustik in jedem Raum eine wichtige Rolle. Zu viel Hall im Raum sollte durch entsprechende akustische Absorber an Boden, Wand und Decke reduziert werden. Aufgrund der starken Wechselwirkung von Raumgeometrie und Raumausstattung gibt es keine allgemeingültigen Planungsprinzipien. Wichtig ist hier eine individuelle Analyse und Beratung, damit die Sprachverständlichkeit in den Räumlichkeiten und deren Übertragung in Online-Meetings und Livestreams nicht beeinträchtigt wird.

Ganz Supravision liefert Ihnen Lösungen für die technische Funktionalität und Flexibilität von Räumen. Für die Ästhetik, also die visuell attraktive Raumgestaltung, empfehlen wir Ihnen die Zusammenarbeit mit ausgewiesenen und erfahrenen Innenarchitekten und Raumgestaltern.

Besuchen Sie uns im gut erreichbaren AV-LAB Zürich-Ost und erleben Sie bei uns direkt vor Ort, wie zukunftweisende AV-Technik im hybriden Kontext funktioniert und sich positiv auf das Benutzererlebnis auswirkt.

Bringen Sie auch gleich Ihren Innenarchitekten mit. Ganz nach der Devise: Verändern heisst machen und handeln.

Gemeinsam sorgen wir dafür, dass zukunftsweisende AV-Technik, kombiniert mit inspirierendem Raumdesign, Ihre Mitarbeitenden vom «New Way of Working»-Ansatz begeistern wird. Bis bald im AV-LAB Zürich-Ost.